Normal 0 false false false IN X-NONE X-NONE
Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta telah menerbitkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 60 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur agar mekanisme penyelenggaraan pemerintahan dapat dibakukan baik mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Dengan peraturan gubernur tersebut telah disusun standar operasional prosedur di:
- Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD pada tahun 2010
- Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja pada tahun 2011, dan
- Dinas Daerah pada tahun 2012.
Dalam perkembangan selanjutnya Pemerintah Pusat menerbitkan dua regulasi terkait dengan standar operasional prosedur yaitu :
- Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota, dan
- Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
Dengan terbitnya dua regulasi tersebut maka Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 60 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur perlu ditinjau kembali dan perlu menerbitkan peraturan gubernur yang baru untuk mengakomodir dua regulasi tersebut.
Peraturan Gubernur yang baru nantinya akan mengatur beberapa hal terkait standar operasional prosedur sebagai berikut :
Pengertian standar operasional prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Maksud peraturan gubernur adalah sebagai pedoman bagi SKPD/Unit Kerja di lingkungan Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, memonitor, mengevaluasi serta mengembangkan SOP dalam penyelenggaraan pemerintahan baik pelayanan internal maupun eksternal sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
Tujuan peraturan gubernur adalah :
a. membantu setiap SKPD/Unit kerja dalam penyusunan SOP;
b. menyempurnakan proses penyelenggaraan pemerintahan;
c. meningkatkan tertib administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan;
d. meningkatkan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan; dan
e. meningkatkan kualitas pelayanan.
Prinsip SOP dalam penyusunan dan pelaksanaan
(1) Penyusunan SOP menggunakan prinsip sebagai berikut :
a. kemudahan dan kejelasan, yaitu mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai;
b. efisiensi dan efektivitas, yaitu harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas;
c. keselarasan, yaitu selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. keterukuran, yaitu keluaran dari prosedur harus mengatur standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
e. dinamis, yaitu harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan perkembangan fungsi maupun kebutuhan kualitas pelayanan;
f. berorientasi pada pengguna, yaitu prosedur harus dapat mempertimbangkan kebutuhan pengguna;
g. kepatuhan hukum, yaitu memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
h. kepastian hukum, yaitu ditetapkan oleh pimpinan instansi sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.
(2) Pelaksanaan SOP menggunakan prinsip sebagai berikut :
a. konsisten, yaitu harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintah;
b. komitmen, yaitu harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi dari jenjang yang paling rendah sampai dengan yang tertinggi;
c. perbaikan berkelanjutan, yaitu harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
d. mengikat, yaitu harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
e. seluruh unsur memiliki peran penting, yaitu seluruh pegawai memiliki peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan; dan
f. terdokumentasi dengan baik, yaitu seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap pelaksana.
Jenis SOP
(1) SOP dibedakan menjadi dua jenis yaitu :
a. SOP Teknis; dan
b. SOP Administratif.
(2) SOP Teknis merupakan SOP yang disusun secara rinci dan bersifat teknis, dan setiap prosedur diuraikan dengan teliti sehingga tidak ada variasi lain.
(3) SOP Teknis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. pelaksana (aktor) bersifat tunggal yaitu satu orang atau satu kesatuan tim kerja; dan
b. berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan.
(4) SOP Administratif merupakan SOP yang bersifat umum dan tidak rinci diperuntukkan bagi jenis pekerjaan yang bersifat administratif
Syarat SOP :
- menghasilkan keluaran / output tertentu;
- mengacu pada penjabaran tugas pokok dan fungsi;
- mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku;
- memperhatikan SOP lainnya yang juga distandarkan;
- memperhatikan identifikasi kebutuhan SOP;
- ditulis dengan jelas, rinci dan benar; dan
- dapat dipertanggungjawabkan.
Tahapan Penyusunan SOP
(1) Tahapan SOP meliputi :
a. persiapan;
b. penilaian kebutuhan;
c. penyusunan;
d. penerapan ; dan
e. monitoring dan evaluasi.
(2) Uraian tahapan SOP, format, cara pengisian serta contoh SOP sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.
SKPD/Unit kerja harus menyusun SOP untuk:
a. mengukur standar kinerja bagi pegawai dalam menyelesaikan, memperbaiki serta mengevaluasi pekerjaan yang menjadi tugasnya;
b. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas;
c. meningkatkan akuntabilitas, efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan; dan
d. menjamin konsistensi pelayanan dari aspek mutu, waktu dan keluaran.
Penyusunan SOP sesuai dengan:
a. keluasan lingkup proses pekerjaan;
b. tugas dan fungsi; dan
c. uraian jabatan.
Tanggungjawab Penyusunan SOP :
a. Penyusunan SOP lintas SKPD menjadi tanggungjawab Asisten yang membidangi.
b. Penyusunan SOP lingkup SKPD menjadi tanggungjawab Kepala SKPD.
c. Proses penyusunan SOP SKPD dikoordinasikan oleh Sekretaris / yang membidangi fungsi ketatausahaan masing-masing.
Penetapan SOP
(1) SOP lingkup SKPD/Unit Kerja ditetapkan oleh Kepala SKPD/Unit Kerja.
(2) SOP lintas Biro di Lingkungan Sekretariat Daerah ditetapkan oleh Kepala Biro.
(3) SOP di lingkungan Sekretariat Dewan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Dewan.
(4) SOP lintas SKPD ditetapkan oleh Gubernur.
Pengawasan pelaksanaan SOP
(1) Atasan langsung secara melekat dan terus menerus melakukan pengawasan pelaksanaan SOP.
(2) Hasil pengawasan pelaksanaan SOP dilaporkan Kepala SKPD sebagai bahan laporan kepada Gubernur.
Evaluasi pelaksanaan SOP
(1) Kepala SKPD/Unit Kerja wajib melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan SOP.
(2) Evaluasi pelaksanaan SOP dilakukan secara berkala paling sedikit satu kali dalam dua tahun.
(3) Evaluasi dapat juga Unit Kerja yang berwenang melakukan evaluasi SOP di lingkungan Pemerintah Daerah atau lembaga independen yang diminta bantuannya oleh Pemerintah Daerah.
(4) Berdasarkan evaluasi Kepala SKPD/Unit Kerja dapat melakukan perubahan SOP sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
