Kebiasaan kita bekerja di lingkungan kantor, disadari atau tidak ternyata mempengaruhi intensitas penggunaan sumberdaya kantor. Kertas, listrik, lampu, air, telepon sampai peralatan kerja seperti mesin tik, komputer, printer dan sebagainya bila tidak benar pemanfaatannya secara berulang-ulang akan menjadi sumber pemborosan yang sangat besar. Maka efisiensi penggunaan sumberdaya kantor perlu dilakukan sebagai sebuah gerakan. Artinya semua komponen kantor harus menyadari pentingnya lalu bahu membahu disiplin bertindak efisien.
Berikut tips bertindak efisien yang penulis sarikan dari buku Dasar-dasar Manajemen Perkantoran karya Dr. Sedarmayanti, M.Pd. maupun pengalaman penulis:
- Gunakan bahan kerja (perlengkapan) dan peralatan kerja hanya yang hemat energi dan ramah lingkungan
- Jangan mudah membuang bahan kerja maupun peralatan, kecuali benar-benar tidak bisa digunakan lagi. Termasuk kertas, gunakan bolak balik kalau hanya untuk membuat konsep. Lakukan penghapusan barang kalau memang sudah waktunya.
- Gunakan peralatan, maksimal sama dengan kapasitas beban maksimalnya. Misalnya, kapasitas maksimal printer tertentu adalah 20 lembar sekali perintah maka hindari mencetak 25 lembar sekali perintah.
- Hindari cara pengoperasian alat yang tidak benar atau dengan cara-cara yang kasar. Operasikan alat sesuai prosedur. Baca dan pahami buku manual petunjuk pemakaian sebelum mengoperasikan.
- Lakukan perbaikan secepatnya bila ditemukan kerusakan-kerusakan kecil sebelum merembet ke kerusakan yang lebih parah. Kerusakan kecil kemungkinan bisa diperbaiki sendiri.
- Simpan dan rapikan kembali peralatan kerja setelah digunakan. Lindungi dari kelembaban, panas, debu, cairan atau benda-benda runcing/tajam.
- Hindari membuka kran air secara penuh, buka separo agar arus keluar air tidak deras sehingga air bisa dihemat.
- Meninggalkan tempat tugas pastikan peralatan elektronik pada posisi off. Kecuali untuk menghemat pemakaian listrik juga untuk menghindari konsleting.
