Pejabat
Kontak Kami
  • Komplek Kepatihan Danurejan Yogyakarta
  • Telp. 0274 562811
  • Email :
  • biro_organisasi@yahoo.com
  • orgdiy@yahoo.com
Login Petugas



Forum Terbuka

There seems to be an error with the player !

Biro Organisasi Setda DIY
Home
Biro Organisasi Setda DIY

Manajemen Kinerja Bermedia Kotak Saran: Simpel dan Efektif

Artikel - Artikel Umum

Kita berada dalam era transparansi. Kita berada dalam era kompetisi. Dengan itu sekarang ini sebetulnya semua bentuk institusi, baik institusi masyarakat, pemerintah, swasta apalagi mesti berbenah diri.  Kata pepatah, orang bijak bisa berubah pikiran tetapi orang yang bodoh tidak akan pernah mau. Hadits Rasulullah SAW menyatakan bahwa barang siapa hari ini lebih jelek dari kemarin maka ia termasuk orang yang celaka; barang siapa hari ini sama dengan kemarin maka ia termasuk orang yang merugi; dan barang siapa hari ini lebih baik dari kemarin maka ia termasuk orang yang beruntung.  Saban hari Transparansi dan kompetisi menjadikan dinamika.

Agar kita termotivasi untuk berubah, mengetahui hal-hal apa yang harus diubah, kita membutuhkan masukan orang lain. Tidak terkecuali institusi tempat kita bekerja banyak membutuhkan masukan kritik dan saran sebagai bagian dari manajemen kinerja. Surya Dharma (2013) dalam bukunya Manajemen Kinerja mengemukakan, manajemen kinerja berkaitan dengan upaya menentukan dan menyepakati sasaran, mempersiapkan rencana kinerja, memantau dan mengevaluasi kinerja serta memberikan imbalan atas kinerja.

Berkaitan dengan fase memantau dan mengevaluasi kinerja, ada satu media yang sebetunya sangat efektif yakni kotak saran. Melalui kotak saran orang menjadi tidak sungkan memberikan masukan bahkan kritik pedas sekalipun. Ada beberapa prasyarat harus terpenuhi agar penggunaan kotak saran menjadi efektif sebagai berikut:

Sepakati bersama di intern institusi bahwa ada media kotak saran untuk sarana perbaikan bersama. Siapapun diharapkan terbuka dan berbesar hati terhadap kritik dan saran.

Pastikan pengguna layanan atau stakeholder institusi kita mengetahui adanya media kotak saran. Petugas front office diberi tugas untuk mengingatkan dan mengarahkan pengguna layanan, tamu untuk memberikan masukan lewat kotak saran.

Masukan ditelaah, dikaji oleh unit kerja yang menangani tata usaha atau umum, dijadikan sebagai bahan feedback penyempurnan kinerja dan pengambilan keputusan bagi pimpinan.

Setelah dirumuskan langkah penyempurnaan, sediakan layanan konsultasi dan choaching untuk mendampingi pegawai atau unit yang harus disempurnakan kinerjanya.

Evaluasi hasil setelah konsultasi dan choaching

Ulangi lagi dari langkah 1, dan pastikan ada feedback berikutnya.

 

Penamaan Jabatan pun Seharusnya Berbasis Outcome, Maka Struktur Organisasi Harusnya Flat

Artikel - Artikel Umum

Dalam sebuah kesempatan diskusi Forum Pendayagunaan Aparatur Negara DIY di Kota Yogyakarta beberapa hari yang lalu, ada sebuah informasi menarik dari Kementerian PAN & RB  oleh salah satu teman dari Pemerintah Kota Yogyakarta. Bahwa desain nama-nama jabatan sudah seharusnya ditata ulang, tidak lagi berbasis proses ataupun output tetapi sudah harus berbasis outcome. Misalnya, nama jabatan fungsional umum Caraka dan Pengarsip diganti, diringkas menjadi Pengadministrasi umum. Uraian tugas jabatannya tentu mengampu mulai dari pemrosesan naskah dinas, pencatatan, distribusi dan penyimpanan/pengarsipan.

Secara pribadi penulis berpendapat  langkah tersebut sangat bagus. Mari coba kita kembalikan pada filosofi terbentuknya pemerintah. Dalam teori Trias Politika kita mengenal adanya pemisahan kekuasaan: legislatif, eksekutif dan yudikatif.

Unsur legislatif yang direpresentasikan oleh DPR/DPRD bertugas menyusun undang-undang/Peraturan Daerah, menyusun APBN/APBD dan mengawasi jalannya pemerintahan. Unsur eksekutif yang direpresentasikan oleh Pemerintah (Presiden beserta para pembantunya/Pemerintah Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota beserta perangkat daerah) bertugas menjalankan undang-undang beserta aturan pelaksanaannya. Unsur yudikatif bertugas menegakkan undang-undang.

Bisa dipahami apabila eksekutif (aparatur pemerintah, PNS) adalah unsur pelaksana. Eksekutif hadir untuk menjalankan pembangunan, melayani masyarakat. Sudah seharusnya fokus utamanya adalah menyelenggarakan pelayanan publik. Meskipun demikian penyelenggaraan pelayanan publik tidak hanya menyangkut teknis tetapi juga memerlukan manajemen, pengaturan (regulasi),  fasilitasi teknis dan fasilitasi administratif serta kemitraan; disamping teknis pelaksanaan pelayanan itu sendiri tentunya. Maka secara umum terdapat 3 (tiga) kelompok tugas pemerintah: tugas manajerial, tugas teknis dan tugas administratif. Lalu tugas teknis sendiri dikelompokkan menjadi teknis penunjang dan teknis  substantif. Karenanya di dalam struktur jabatan organisasi pemerintah dikenal jabatan struktural (manajerial), jabatan fungsional tertentu (menangani tugas teknis substansif atau teknis penunjang) dan jabatan fungsional umum (sama halnya fungsional tertentu,  juga menangani tugas teknis substansif, teknis penunjang atau administratif).

Kembali ke hakekat seorang aparatur pemerintah yang bertugas melayani masyarakat, nampaknya kecenderungan sekarang ini telah terjadi disorientasi peran aparatur. Semakin banyak porsi waktu aparatur yang terserap untuk penyelesaian administrasi, seremonial atau kegiatan penunjang lainnya. Atau terserap banyak untuk merumuskan kebijakan, telaah, regulasi tetapi tidak intens dalam melakukan pembinaan dan pendampingan implmentasinya. Kalau sudah seperti ini apa yang kemudian diperoleh masyarakat? Kapan masyarakat mendapatkan benefit dari kehadiran sosok aparatur? Padahal masyarakatlah yang mendanai operasional aparatur. Masyarakat sebetulnya butuh pelayanan, pendampingan 24 sehari. Ketika mereka membutuhkan, aparatur harus bisa hadir menyelesaikan problem mereka. Masyarakat tidak memerlukan administrasi

Sebelum semakin jauh birokrasi pemerintah terjebak dalam rutinitas administrasi dan kebijakan/regulasi, sudah seharusnya diambil langkah reorientasi dan revitalisasi tugas birokrasi pemerintah. Pertama, sudah seharusnya sruktur organisasi dibuat flat, tidak banyak hirarki. Semakin banyak hirarki semakin banyak jabatan stuktural, semakin banyak pejabat yang lebih banyak di kantor dari pada pejabat yang ditengah-tengah mendampingi dan melayani masyarakat. Meminjam terminologinya Mintzberg, maka unit operating core (pelaksana) harus menjadi prioritas, unit techno structure (penelaah) dan unit supporting (pendukung) dipangkas. Kedua,  sudah saatnya dilakukan penataan jabatan fungsional umum dan fungsional tertentu. Jabatan fungsonal tertentu dan fungsional umum yang melayani masyarakat menjadi prioritas, yang pendukung dan administratif dipangkas. Untuk jabatan fungsional umum (jfu), batasi maksimal hanya 2 (dua) jabatan pada unit eselon terendahnya, pada unit tertentu (subbagian tata usaha, subbagian umum misalnya) bisa lebih 2 jabatan tetapi tidak lebih  dari 5 (lima) jabatan fungsional umum. Nama jabatan dibuat sedemikian yang mencerminkan ketugasan yang tuntas mengolah input/bahan kerja menjadi hasil (outcome).

That is enough, dan masyaarkat akan lebih appreciate pada aparatur pemerintah

 

Menakar Kembali Keberadaan Lembaga-lembaga Kemitraan di Lingkungan Pemerintah Daerah

Artikel - Artikel Umum

Paradigma good governance dalam hampir dua dekade ini sangat mewarnai berbagai regulasi pemerintah. Semangat untuk mensinergikan kemitraan antara unsur pemerintah, masyarakat dan dunia usaha sangat mewarnai berbagai kebijakan yang diambil.

Sebut saja misalnya UU Nomor 28 Tahun 1999 Tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas KKN yang mengamanatkan bahwa penyelenggaraan negara dilakukan berdasarkan Asas Kepastian Hukum; Asas Tertib Penyelenggaraan Negara; Asas Kepentingan Umum; Asas Keterbukaan; Asas Proporsionalitas; Asas Profesionalitas; dan Asas Akuntabilitas. Lalu UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yang mengamanatkan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik berasaskan kepentingan umum; kepastian hukum; kesamaan hak; keseimbangan hak dan kewajiban; keprofesionalan; partisipatif; persamaan perlakuan/tidak diskriminatif; keterbukaan; akuntabilitas; fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan; ketepatan waktu; dan kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.

Demikian pula PP Nomor 8 Thun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah mengamanatkan bahwa perencanaan pembangunan daerah dirumuskan secara transparan, responsif, efisien, efektif, akuntabel, partisipatif, terukur, berkeadilan dan berkelanjutan. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Perpres Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa mengamanatkan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan dengan prinsip efisien; efektif; transparan; terbuka; bersaing; adil/tidak diskriminatif; dan akuntabel. Dan masih banyak lagi regulasi/kebijakan yang dilandasi semangat good governance.

Lebih jauh, semangat good governance tidak hanya tertuang dalam wujud asas maupun prinsip penyelenggaraan, namun juga inisiasi untuk membentuk lembaga tertentu sebagai mitra pemerintah, baik yang mengacu pada amanat peraturan perundangan maupun kebijakan pemerintah daerah yang memandang perlunya membentuk lembaga mitra tadi. Tidak tertutup kemungkinan terbentuk pula lembaga mitra atas usulan/masukan masyarakat. Kita mengenal Komisi Penyiaran Indonesia Daerah, Komisi Informasi Provinsi, Komisi Penanggulangan HIV/Aids, Komisi Zoonosis, Badan Pengawas Rumah Sakit Provinsi, Dewan Sumberdaya Air, Dewan Ketahanan Pangan, KONI, Dewan Kerajinan Nasional, Dewan Kebudayaan, Forum Kerukunan Antar Umat Beragama dan masih banyak lagi lainnya.

Untuk memudahkan penyebutan, penulis mengistilahkan lembaga kemitraan tadi dengan istilah Lembaga Nonstruktural di Daerah (LNSD). Lembaga nonstruktural kira-kira menunjuk pada lembaga yang dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu yang tidak dilaksanakan sendiri oleh SKPD meskipun terkait dengan tugas dan fungsi SKPD; bukan merupakan perangkat daerah; keberadaannya difasilitasi oleh SKPD. Secara global penulis melihat ada 3 kluster pengelompokan. Pertama, adalah kluster pemberi masukan kebijakan pemerintah daerah. Kedua kluster penguatan koordinasi, dan ketiga kluster pemberi pelayanan publik. Sungguh mulia tujuan dibentuknya lembaga nonstruktural sebagai wahana mempertemukan mensinergikan 3 aktor pembangunan: pemerintah,swasta dan masyarakat. Meskipun demikian demi menjaga ruh pengabdian dari masing-masing aktor, kiranya perlu dilakukan penataan  terhadap Lembaga Nonstruktural sebagai berikut:

 

  1. Melihat kembali landasan keberadaannya. Penting untuk dilihat  apakah LNSD yang telah dibentuk atau yang diusulkan dibentuk memiliki legalitas hukum, apakah dasar hukumnya amanat Undang-undang atau peraturan lain yang lebih rendah kedudukannya. LNSD yang memiliki landasan hukum kuat tentu lebih menjamin akuntabilitas penggunaan anggaran ketika operasionalisasinya menggunakan APBD, sehingga tidak menyulitkan Pemerintah Daerah dalam mempertanggungjawabkan APBD.
  2. Melihat kembali substansi fungsinya. Pertama, apakah tugas fungsinya tidak overlapping dengan tugas dan fungsi SKPD. Jika terjadi duplikasi maka berarti tugas fungsi itu bisa dilakukan oleh salah satu diantaranya. Maka pilihannya salah satu: apakah akan tetap mempertahankan keberadaan LNSD dengan konsekuensi unit kerja SKPD dihapus atau menghapus LNSD untuk mempertahankan unit kerja SKPD.
  3. Melihat kembali sumber pendanaan, apakah hanya bersumber dari APBD saja atau juga bersumber dari APBN dan sumber-sumber lain yang sah, misalnya dana iuran, dana CSR. Akan lebih sustainabel bagi LNSD dengan berbagai macam sumber pendanaan. Bagi Pemerintah Daerah juga tidak amat terbebani.
  4. Melihat kembali kontinuitas aktifitas: LNSD yang aktifitasnya kontinu menunjukkan lembaga itu hidup dan nyata-nyata dibutuhkan stakeholder. Sebaliknya LNSD yang hidup tidak matipun segan menunjukkan eksistensinya tidak mendapatkan tempat di kalangan stakeholders.
  5. Melihat kembali outcomenya. tidak jarang ditemukan LNSD yang aktifitasnya berhenti pada keluran (output), tidak dapat mengembangkan lebih jauh menjadi hasil (outcome), apalagi  manfaat (benefit) . Penyebabnya berkaitan dengan butir 4. Semakin kontinu aktifitas yang dilakukan LNSD semakin memungkinkan outcome terbentuk. Sebaliknya semakin tidak kontinu aktifitas, LNSD semakin terjebak pada aktifitas berbasis output, tidak ada manfaat bagi stakeholders .
  6. Melihat kembali personalnya. Pada akhirnya eksistensi lembaga apapun bergantung dari SDM yang menjalankannya. Idealnya, sebagai institusi mitra pemerintah LNSD adalah tempat berkumpulnya orang-orang yang memiliki motiv sosial, jiwa sosial yang tinggi, jiwa pengabdian yang tinggi. Tidak dilandasi dominasi motif ekonomi yang berujung pada tuntutan fasilitas-materi-kompensasi.

 

 

Enam indikator diatas menurut penulis cukup signifikan mereview kembali keberadaan LNSD. Para pembaca yang budiman silakan melengkapi dengan indikator yang lainnya. Salam

 

Kunjungan

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterHari ini137
mod_vvisit_counterKemarin170
mod_vvisit_counterMinggu ini786
mod_vvisit_counterMinggu kemarin734
mod_vvisit_counterBulan ini2602
mod_vvisit_counterBulan kemarin3631
mod_vvisit_counterTotal Kunjungan99732

Tanya Jawab

Apakah anda suka informasi yang kami berikan?
 

Link Terkait

Kemenpan dan RB
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi



Kemendagri
Kementerian Dalam Negeri


LAN
Lembaga Administrasi Negara

BKN
Badan Kepegawaian Negara

Setneg
Sekretariat Negara


DPPKA DIY
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan & Aset DIY


Bappeda DIY
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah DIY

Biro Hukum Setda DIY

 

 

 

Bantuan Teknis

Online User

Online User